فرایند ثبت سفارش واردات در مقابل صادرات مستلزم طی مراحلی به شرح زیر می باشد:

۱– ایجاد ثبت سفارش: در اینجا وارد کننده‌ای که می‌خواهد از ارز حاصل از صادرات خود جهت واردات استفاده کند، لازم است در عملیات ثبت سفارش در تب «مالی و بانکی» فیلد «نوع عملیات ارزی» را بانکی و فیلد «تأمین ارز» را «از محل صادرات» انتخاب کند. نکته مهم در این خصوص این است که بازرگان باید پس از ثبت پیش فاکتور و دریافت نتیجه استعلام ضوابط تجاری، براساس نوع کالا، درخواست مجوز ارزی خود را به طور سیستمی به یکی از دستگاه‌های مجوزدهنده ارزی (وزارت بهداشت/ جهاد یا یکی از ۸ دفتر تخصصی وزارت صنعت) ارسال کرده و از دریافت مجوز (در صورت تائید دستگاه مجوز دهنده) نسبت به پرداخت کارمزد و دریافت شماره ۸ رقمی ثبت سفارش خود را انجام دهد.

۲– مراجعه به بانک عامل و درخواست تأمین ارز ثبت سفارش: واردکننده (صادرکننده) جهت تأمین ارز ثبت سفارش خود به بانک عامل مراجعه کرده و با ارائه اطلاعات پروانه صادراتی، برای آن ثبت سفارش، درخواست تأمین ارز می‌کند.

۳– درخواست گواهی ثبت آماری (تخصیص ارز): بانک عامل باید با مراجعه به «پرتال ارزی» از بانک مرکزی، درخواست گواهی ثبت آماری از نوع «ارز اشخاص» و «از محل صادرات» کند.

۴– اخذ تعهدات و وثایق لازم از بازرگان: در صورتی که گواهی ثبت آماری مورد تائید بانک مرکزی قرار بگیرد، بانک عامل موظف است تضامین لازم را از بازرگان طبق بند «د» بخش اول مجموعه مقررات ارزی اخذ کرده و تائیدیه آن را در «سامانه تأمین ارز» اعلام کند.

۵– ثبت اطلاعات پروانه صادراتی: در صورتی که گواهی ثبت آماری مورد تائید بانک مرکزی قرار بگیرد، بانک عامل موظف خواهد بود اطلاعات پروانه صادراتی را در «سامانه تأمین ارز» ثبت کند. البته ثبت اطلاعات در سامانه توسط بانک عامل در صورت نامعتبر بودن پروانه صادراتی امکان پذیر نخواهد بود.

۶– ثبت ابزار پرداخت: پس از صدور حواله ارزی به حساب فروشنده خارجی، بانک عامل موظف خواهد بود با مراجعه به «سامانه مدیریت تعهدات ارزش کشور (سمتاک)» نسبت به ثبت ابزار پرداخت در قالب «برات بدون تعهد پرداخت» اقدام کند. ابزار پرداخت بسته به نوع روش پرداخت می‌تواند به طور LC یا حواله نیز ثبت شود.

۷– ارائه اسناد حمل به بانک عامل: واردکننده لازم است اسناد حمل ثبت سفارش خود را به بانک عامل تحویل دهد.

۸– ثبت اسناد حمل: بانک عامل باید با مراجعه به «سامانه مدیریت تعهدات ارزی کشور (سمتاک)» اسناد حمل را ثبت کند.

۹– ثبت منشاء ارز: واردکننده موظف است با مراجعه به «سامانه جامع تجارت» در بخش «مدیریت عملیات ارزی بانکی» اطلاعات منشاء ارز خود را ثبت کند.

۱۰– صدور اطلاعیه تأمین ارز: بانک عامل با بررسی منشاء ارز، اقدام به صدور «اعلامیه تأمین ارز» می‌کند.

۱۱– ترخیص کالا از گمرک: واردکننده (صادرکننده) با مراجعه به گمرک و ارائه «شماره رهگیری اعلامیه تأمین ارز (ساتا)»، اقدام به ترخیص کالای خود می‌کند.

۱۲– واردکننده (صادرکننده) رفع تعهد و دریافت تضامین: واردکننده پس از ترخیص کالا جهت رفع تعهد و دریافت تضامین خود، باید به بانک عامل مراجعه کند.